Privacyverklaring

1. Over deze verklaring

Bedrijfsbrein is een online platform waarin organisaties hun bedrijfskennis, bronnen en actuele data samenbrengen. Deze verklaring geldt voor het gebruik van het platform, de websitefuncties, AI-functies, koppelingen, ondersteuning en facturatie.

Bij account- en platformbeheer bepaalt Bedrijfsbrein welke gegevens nodig zijn om de dienst te leveren. Organisaties bepalen zelf welke bedrijfsinformatie, documenten en gekoppelde data zij in hun eigen werkruimte verwerken.

2. Welke gegevens verwerken we?

Account en organisatie

• E-mailadres, gebruikers-id en technische accountinformatie.
• Naam en instellingen van de organisatie en de actieve werkruimte.
• Teamleden, rollen, uitnodigingen en wie wijzigingen uitvoert.
• Facturatieprofiel, abonnement, facturen en betalingsstatus.

Je Bedrijfsbrein

• Antwoorden op kernvragen, bedrijfsmodel, doelen, doelgroep, aanbod, positionering en tone of voice.
• Directe wijzigingen, kennisvoorstellen, beoordelingen, verbeteringen en kansen.
• Gesprekken met de AI-bedrijfsadviseur en de context die voor een antwoord wordt geselecteerd.

Bronnen

• Websitepagina’s en metadata die je laat ontdekken of analyseren.
• Documenten, bestanden, teksten, links en uitgelezen documentinhoud.
• Concurrentinformatie die je zelf toevoegt en laat analyseren.
• Search Console- en Analytics-gegevens uit een door jou gemaakte Google-koppeling.

Techniek en ondersteuning

• Technische gebeurtenissen, foutmeldingen, beveiligings- en gebruiksgegevens.
• Gebruik van functies en limieten, waaronder afgeronde analyses en verbeteringen.
• Supportvragen met je account, organisatie, omgeving en de toelichting die je meestuurt.

3. Waarom gebruiken we deze gegevens?

• Om je account, organisatie en toegangsrechten te beheren.
• Om één actuele bedrijfscontext op te bouwen en door jou gekozen bronnen te verwerken.
• Om analyses, kennisvoorstellen, verbeteringen, kansen en antwoorden te maken.
• Om website-, Search Console- en Analytics-data op te halen en inzichtelijk te maken.
• Om gebruikslimieten, abonnementen, betalingen en facturen af te handelen.
• Om support te leveren, fouten te onderzoeken, misbruik te voorkomen en de dienst veilig te houden.

4. Bronnen en Google-koppelingen

Je bepaalt zelf welke websites, documenten en concurrenten je toevoegt. Bestanden worden opgeslagen zodat Bedrijfsbrein ze kan uitlezen en als bron kan gebruiken.

Voor Google Search Console vraagt Bedrijfsbrein alleen leestoegang tot geverifieerde sites en zoekprestatiegegevens. Voor Google Analytics vraagt Bedrijfsbrein alleen leestoegang tot property- en paginaprestatiegegevens, zoals sessies, actieve gebruikers, betrokken sessies en belangrijke gebeurtenissen. Bedrijfsbrein wijzigt geen gegevens in Google.

Google-toegangstokens worden versleuteld opgeslagen. Je kunt de koppeling in Bedrijfsbrein verbreken. Je kunt daarnaast de toegang bij Google intrekken.

5. AI en actuele externe informatie

Bedrijfsbrein stuurt voor AI-functies alleen de context en broninhoud door die nodig is voor de gekozen analyse, het gesprek of de gevraagde output. Dit kan bedrijfsinformatie en persoonsgegevens bevatten die jij in de gebruikte bronnen hebt opgenomen.

De AI-bedrijfsadviseur kan een gesprek bewaren binnen jouw organisatie. Wanneer een vraag aantoonbaar actuele informatie nodig heeft, kan de adviseur via de AI-dienstverlener openbare webbronnen raadplegen. Vertrouwelijke bedrijfsdetails horen daarbij niet als zoekopdracht te worden gebruikt.

AI kan fouten maken. Nieuwe kennis wordt niet automatisch als waarheid opgeslagen: een voorstel moet eerst door een bevoegde gebruiker worden beoordeeld.

6. Externe AI via een read-only koppeling

Een eigenaar of beheerder kan voor één organisatie een beveiligde AI-koppeling aanmaken. Een MCP-compatibele externe AI kan daarmee relevante bedrijfscontext lezen voor een concrete taak. De koppeling kan geen bedrijfskennis, verbeteringen of instellingen wijzigen.

Het toegangstoken wordt eenmalig getoond en daarna alleen gehasht opgeslagen. Gebruik, laatste gebruiksmoment en technische gebeurtenissen kunnen worden vastgelegd zonder de volledige opgehaalde context in het gebruikslog op te nemen. De koppeling kan worden ingetrokken of verlopen.

Wanneer je zelf toegang geeft aan een externe AI-dienst, verwerkt die dienst de opgehaalde context volgens de afspraken die je met die dienst hebt.

7. Externe dienstverleners

De huidige technische inrichting gebruikt:

• Supabase voor authenticatie, database en bestandsopslag.
• Vercel voor hosting en het uitvoeren van de applicatie.
• OpenAI voor AI-analyses, gesprekken, transcriptie, gegenereerde output en het raadplegen van openbare webbronnen bij actuele vragen.
• Google wanneer je Search Console of Analytics koppelt.
• Mollie voor betalingen en abonnementsstatus.
• SocketLabs voor transactionele e-mail.

Alleen gegevens die nodig zijn voor de betreffende functie worden met een leverancier uitgewisseld. Een toekomstige eigen dataomgeving voor Pro-klanten is nog niet actief en wordt daarom niet als huidige verwerking beschreven.

8. Bewaren en beveiligen

Gegevens worden bewaard zolang je account of organisatie actief is en zolang dit nodig is voor dienstverlening, beveiliging, herstel, administratie en wettelijke verplichtingen. Voor verschillende gegevenscategorieën zijn nog geen definitieve openbare bewaartermijnen vastgesteld.

De applicatie scheidt organisaties via organisatiegebonden toegang. Geheime sleutels blijven aan de serverzijde, Google-tokens worden versleuteld opgeslagen en AI-koppelingstokens worden gehasht opgeslagen. Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

9. Jouw rechten en keuzes

Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking of toestemming intrekken wanneer toestemming de grondslag is. Het intrekken van toestemming verandert niet wat daarvoor rechtmatig is verwerkt.

Je kunt bronnen verwijderen, Google-koppelingen verbreken en externe AI-toegang intrekken waar de interface dat ondersteunt. Voor andere verzoeken kun je contact opnemen via het onderstaande adres. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen en contact

We passen deze verklaring aan wanneer de werking, leveranciers of verwerking van Bedrijfsbrein inhoudelijk verandert. De datum bovenaan verandert alleen bij een inhoudelijke wijziging.

Voor privacyvragen of een verzoek over je persoonsgegevens kun je mailen naar support@premiumonline.nl.